规范化档案管理 高效化档案工作

秋泓

规范化档案管理 高效化档案工作

  “从前过来提取档案要找很久，现在提取档案极其快速，一下子就解决了。”自来水厂职工余功文讲道。

2022年4月中旬，区人社局王美华主席代队来淅河考察淅河人社中心档案管理工作，因淅河人社中心有原集体企业职工档案二千余份，放在中心购买的一间小房子里，档案目录比较齐全，但因年代已久，存放存在风险，向淅河人社中心提议，把整理档案提上日程，进一步建立健全各类规章制度，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

  淅河人社中心立即严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理：

  1、注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案一个月内进入中心档案室，中心按程序处理档案；广泛收集当代新政策、法律法规、理论学说、高新科技等涉及规划建设方面的文献资料，扩大信息来源。

  2、档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动态管理，而后，对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增强了档案的保存价值和使用价值。

  3、档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，以便于清查、使用档案。

  4、档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房一次、打虫一次，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时检查信息保存情况，做到防磁化、防辐射、防碰撞；中心每半年对全中心档案工作实施全面检查，特别是对档案管理的制度落实、安全防护、正规化建设等方面进行重点检查，发现隐患和问题及时整改；

  5、做好档案资料的利用工作，一方面对未利用档案进行妥善保管和防护，另一方面对可利用档案按照审批、登记、发出的程序向社会提供咨询服务，产生较好的社会效应。截止2023年2月，淅河人社中心共接收档案1500余人。

  淅河人社中心关于档案资料的收发、登记、信息传递和电子文件的存放均实现了办公自动化，档案管理的科技含量倍增，确保档案管理工作上档升级。